Assistance administrative & digitale
Moins de paperasse.
Plus de terrain.
Je prends en charge vos devis, vos factures, vos mails et vos relances. Vous vous concentrez sur vos chantiers.
Le problème
L'administratif passe toujours après le chantier.
Et il finit le dimanche soir. Voilà ce que j'entends le plus souvent, et ce que je prends en charge dès la première semaine.
Je suis complètement débordé, je ne sais même pas par où commencer.→ La remise à plat
Chaque semaine, j'ai les mêmes choses qui s'accumulent : les mails, les devis, les relances.→ Pack Essentiel ou Business
J'aimerais quelqu'un qui connaisse tous mes dossiers et qui suive les démarches de chantier.→ Pack Business +
Mes missions
Ce que je prends en charge
Trente-cinq ans aux côtés d'artisans, de commerçants et de TPE : vous n'avez pas besoin de m'expliquer comment tourne une petite entreprise. Je m'adapte à vos habitudes, pas l'inverse.
L'administratif du quotidien
Les devis, les factures et les mails : les trois tâches qui coûtent le plus de temps.
- Préparation et envoi des devis
- Facturation et suivi des règlements
- Relances clients et suivi des impayés
- Tri et suivi de la boîte mail
- Classement numérique et tableaux de suivi
Les dossiers de chantier
C'est ici que l'expérience du terrain change tout, et ce que peu d'assistantes savent faire.
- Dossier administratif de chantier complet
- Autorisation de travaux, déclaration préalable
- Demande de voirie et de domaine public
- Devis matériaux et comparatifs fournisseurs
- Contrats de sous-traitance et suivi des pièces
- Appels d'offres : veille, dossier, dépôt, suivi
La visibilité locale
Sur votre secteur, la fiche Google et le bouche-à-oreille pèsent plus lourd que les réseaux.
- Fiche Google créée ou reprise
- Collecte et gestion des avis clients
- Publications simples : chantiers, réalisations
- Kit de modèles et supports commerciaux
Inclus dans les trois packs, à un volume croissant.
Comment ça se passe
Trois gestes, et l'administratif sort de votre journée.
-
1
Vous envoyez
Par mail, par un dossier partagé, ou en photographiant un bon de livraison depuis le chantier. Aucun logiciel à apprendre.
-
2
Je traite
Devis, factures, relances, classement, dossiers de chantier. Vous n'y revenez plus, et vous n'avez rien à m'expliquer.
-
3
Je vous rends compte
Un tableau de suivi tenu à jour sur votre espace privé, et un appel régulier pour garder le fil.
Les packs mensuels
Vous choisissez un niveau, pas une liste de tâches.
Un volume d'heures réservé pour votre entreprise, utilisé selon vos besoins réels du mois. Prix nets, sans TVA à ajouter.
Essentiel
330 € / mois
10 heures par mois
- Gestion de la boîte mail et du courrier
- Suivi des devis et des factures
- Suivi des règlements fournisseurs et des paiements clients
- Relances clients de 1er niveau
- Classement et archivage numérique
- Tableau de suivi des actions, sur une application dédiée à accès privé
- Mise à jour de la fiche Google
- 1 publication réseaux sociaux et 1 sur votre site, rédaction et visuel
- 1 appel de suivi de 30 à 45 minutes
- Retour sous 48 heures maximum
Business
620 € / mois
20 heures par mois
- Gestion de la boîte mail et du courrier
- Saisie des devis et des factures, envoi aux clients
- Suivi des règlements fournisseurs et des paiements clients
- Relances clients de 2e et 3e niveau
- Classement et archivage numérique
- Tableau de suivi des actions, sur une application dédiée à accès privé
- Dossiers clients et dossiers de chantier tenus à jour
- Préparation du dossier de TVA pour votre comptable
- Mise à jour et amélioration de la fiche Google
- 2 publications réseaux sociaux et 2 sur votre site, rédaction et visuel
- 2 appels de suivi de 30 à 45 minutes
- 1 rendez-vous sur place
- Retour sous 24 heures maximum
Business +
900 € / mois
30 heures par mois
- Gestion de la boîte mail et du courrier
- Saisie des devis et des factures, envoi aux clients
- Émission des règlements fournisseurs, encaissement des paiements clients
- Pointage du relevé bancaire
- Relances clients, recouvrement amiable, mise au contentieux
- Classement et archivage numérique
- Tableau de suivi des actions, sur une application dédiée à accès privé
- Dossiers clients et dossiers de chantier tenus à jour
- Appui sur les dossiers d'appels d'offres, marchés privés et publics
- Préparation du dossier de TVA pour votre comptable
- Fiche Google : mise à jour, optimisation, avis clients
- 4 publications réseaux sociaux et 4 sur votre site, rédaction et visuel
- 3 appels de suivi de 30 à 45 minutes
- 2 rendez-vous sur place
- Retour sous 24 heures, accès prioritaire
Les actions de chaque pack sont modulables selon votre activité et vos besoins, sur devis, dans la limite du nombre d'heures souscrit.
d'engagement initial, le temps de mettre l'organisation en place
de préavis ensuite, avec une reconduction au mois
si vous préférez ne prendre aucun engagement
de report pour les heures que vous n'avez pas utilisées
Vous montez de pack quand vous voulez, et vous redescendez au mois suivant.
Vous hésitez entre deux niveaux ? Décrivez-moi votre situation en deux lignes, je vous réponds avec une seule proposition, celle qui répond au problème.
Pour commencer
On se parle, on remet à plat, puis vous décidez.
Personne ne confie son administratif sans savoir dans quoi il met les pieds. Voilà pourquoi il y a une marche avant.
Sans engagement
Remise à plat administrative
220 € net
Environ 6 heures, livrée en 10 jours
- Un diagnostic d'une heure sur votre organisation actuelle
- La mise en place des outils numériques et des process d'exécution
- Un tableau de suivi devis, factures, règlements
- L'état des lieux des impayés
- Les actions à mener dans les 30 prochains jours
À la fin, vous savez exactement où vous en êtes. Vous continuez seul avec les outils que je vous laisse, ou vous me confiez la suite.
-
Le premier échange est offert
30 minutes au téléphone ou en visio. On regarde ce qui vous prend du temps et je vous dis franchement si je peux vous être utile.
-
Le déplacement est facturé 50 €
Une heure chez vous, l'état réel de votre organisation, et un compte-rendu écrit avec vos trois priorités. Ces 50 € sont intégralement déduits si vous commandez une prestation dans le mois.
-
Puis vous choisissez
Une remise à plat pour repartir sur des bases propres, un pack mensuel si les mêmes tâches reviennent chaque semaine, ou une mission isolée si le besoin est ponctuel.
Missions ponctuelles
Un besoin précis, un prix ferme.
Un dossier administratif de chantier, une autorisation de travaux, une demande de voirie, un contrat de sous-traitance, un comparatif de devis matériaux. Un dossier de candidature ou un appel d'offres à déposer, une veille à assurer sur votre secteur. Des impayés à relancer, une mise en demeure à envoyer. Une fiche Google à créer, des avis à collecter, une plaquette commerciale, un kit de modèles. Ou la facturation électronique à mettre en place.
Chaque mission se traite à l'unité, avec ou sans accompagnement régulier.
Le sujet du moment
La facturation électronique
La réforme est engagée : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l'obligation d'en émettre arrive pour les TPE. Il faut choisir une plateforme, vérifier ses mentions obligatoires et adapter ses habitudes.
Je vous accompagne sur les deux volets : la mise en conformité de votre facturation, et le choix des outils numériques avec la mise en place des process. Comptez environ une heure et demie pour chacun.
- Un prix au forfait, connu avant de commencer, et non un compteur d'heures
- Un devis écrit systématique, aucune surprise sur la facture
- Les dossiers de chantier traités par quelqu'un qui connaît le métier
- Aucun engagement, et un tarif dégressif si vous êtes déjà sous pack
La grille complète tient sur une page
Plutôt que d'aligner trente tarifs ici, je vous envoie le document par mail : missions de chantier, appels d'offres, relances et recouvrement, visibilité locale, carnets d'heures et tarif horaire.
À propos
Je connais le terrain.
Je m'appelle Frédérique. Issue d'une famille d'entrepreneurs et de commerçants, je suis assistante de gestion depuis plus de trente-cinq ans, avec un parcours forgé aux côtés des artisans et des TPE. Je connais parfaitement la réalité de votre quotidien, vos urgences et votre rythme.
Proactive et organisée, je vous propose d'être une alliée discrète et de confiance, pour prendre en charge les tâches administratives chronophages pendant que vous vous concentrez sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Le bureau de Frédérique est né de là, autour de Lunel, entre Hérault et Gard. Rien d'une agence : une personne, joignable, qui suit vos dossiers et qui rend compte.
Mon rôle : devenir votre alliée administrative, fiable, réactive et proche du terrain.
Frédérique Allain, Le bureau de Frédérique
35ans d'expérience
Frédérique AllainAssistante de gestion freelance
Zone d'intervention
Autour de Lunel, entre Hérault et Gard.
Les rendez-vous sur place se tiennent dans un rayon de 30 kilomètres autour de Lunel, déplacement inclus. Entre 30 et 50 kilomètres, un forfait de déplacement s'ajoute, toujours annoncé à l'avance. Tout le travail administratif se faisant à distance, j'accompagne aussi des artisans installés ailleurs en France.
Hérault
- Lunel
- Lunel-Viel
- Marsillargues
- Saint-Just
- Lansargues
- Valergues
- Mudaison
- Mauguio
- Baillargues
- Castries
- Vendargues
- Boisseron
- La Grande-Motte
- Montpellier
Gard
- Aimargues
- Le Cailar
- Vauvert
- Aigues-Mortes
- Saint-Laurent-d'Aigouze
- Gallargues-le-Montueux
- Vergèze
- Aubais
- Sommières
- Calvisson
- Beauvoisin
- Nîmes
Votre commune n'apparaît pas ? Écrivez-moi : le travail administratif se fait de toute façon à distance.
La prochaine étape
Et si on vous rendait un peu de temps ?
Racontez-moi ce qui vous pèse. On trouvera ensemble par où commencer.
- 30 minutes pour faire le point
- Un premier échange offert, sans engagement
- Une seule interlocutrice : Frédérique
- Rendez-vous autour de Lunel, à distance partout ailleurs
Réponse sous 24 à 48 heures ouvrées.